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Procesos y tácticas para mejorar la recepción de mercancías en un almacén

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Procesos y tácticas para mejorar la recepción de mercancías en un almacén

Tabla de contenido

La recepción de mercancías es una de las actividades más críticas en la operación de un almacén, ya que representa el comienzo del flujo de materiales. Si se maneja inadecuadamente, puede dar lugar a una serie de errores que pueden afectar negativamente el inventario y reducir la eficiencia del almacén.

Por esta razón, es fundamental organizar adecuadamente la recepción de mercancías para asegurar un almacén eficiente y mantener bajos los costos operativos. Es importante entender las diferentes tareas que componen este proceso, su alcance y cómo implementar estrategias para mejorar su eficacia.

Existen diversas tareas que se asocian con la recepción de mercancías. Este proceso implica más que simplemente registrar la llegada de los pedidos enviados por los proveedores. De hecho, se compone de varias tareas relacionadas que pueden agruparse en cuatro bloques principales:

1. Fase de planificación y gestión de la información

La primera fase de la recepción de mercancías es la planificación y gestión de la información. Es esencial planificar con anticipación la llegada de las mercancías para evitar congestionamientos en los muelles del almacén. La coordinación adecuada de la cadena de suministro y la gestión efectiva de los aprovisionamientos y compras son factores clave que influyen en el proceso de recepción de mercancías. Por ejemplo, estas operaciones son la base para la práctica del cross-docking.

Además, para garantizar una recepción de mercancías ágil, es fundamental una buena gestión de la información y que todas las partes involucradas estén informadas sobre los pedidos que se esperan y sus horarios de llegada.

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2. Operaciones de descarga y gestión de los muelles de carga 

El segundo bloque de operaciones se refiere a la descarga de las mercancías desde los camiones y su posterior traslado hacia la zona de recepción o consolidación, o directamente a su ubicación en las estanterías del almacén.

Es importante que los trabajadores encargados de la recepción de mercancías tengan a su disposición procedimientos claros para cada situación que pueda presentarse. De esta manera, estarán capacitados para realizar las operaciones necesarias y utilizar adecuadamente los equipos de manejo de materiales requeridos.

3. Control de calidad de la mercancía

Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los albaranes para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. También se comprueba que el embalaje está en perfecto estado. Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Por ejemplo, esto ocurre así cuando:

  • Se reciben materias primas en la bodega: muchas empresas tienen su propio control de calidad para evaluarlas.
  • Los productos son alimentos o con ciertos medicamentos que necesitan de condiciones especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación. Esta etapa es esencial para comprobar que no se haya roto la cadena de frío.
  • Son mercancías peligrosas: existen normativas específicas que regulan su embalaje y los procedimientos de carga y descarga al tratarse de productos cuya manipulación entraña riesgos extra.

El tiempo necesario para realizar estos controles se conoce como cuarentena y el almacén necesitará una zona reservada para estos trámites. Si la mercancía llega en estibas estandarizadas, es posible automatizar el control de calidad gracias a los puestos de inspección de estibas integrados en los transportadores.

4. Etiquetado, consolidación y ubicación de la mercancía

Es esencial llevar un registro de toda la información durante el proceso de recepción de mercancías para garantizar su trazabilidad. Las llamadas «hojas de recepción» recopilan datos como el número o código del pedido, el albarán, los resultados del control de calidad, la descripción e identificación de la mercancía y las cantidades recibidas. En los almacenes que disponen de un sistema de gestión, estos datos se registran automáticamente y se integran en los parámetros logísticos de la empresa, generalmente vinculados a la base de datos del ERP.

Durante el proceso de recepción de mercancías, pueden presentarse diversas situaciones, como las siguientes:

  • La mercancía llega sin estar paletizada, por lo que es necesario consolidarla y registrarla antes de ubicarla en la bodega.
  • La mercancía llega organizada en estibas, por lo que se realiza una validación rápida de las cantidades y características antes de transportarla directamente a las estanterías.
  • Se reciben devoluciones, en cuyo caso se activa la gestión de la logística inversa de la empresa. Esto suele requerir la aplicación de reglas específicas para la revisión de los productos devueltos, lo que puede implicar el bloqueo del stock para llevar a cabo dichas verificaciones.

En algunas ocasiones se producen situaciones de recepciones ciegas, que consisten en la llegada de un pedido sin que se tenga conocimiento previo de él o a una hora diferente a la acordada. A pesar de no ser lo ideal, es importante contar con un plan de acción para manejar esta situación de manera efectiva. Un sistema de gestión de almacenes es muy útil en estas situaciones, ya que puede dirigir la actividad sin interferir en las demás operaciones del almacén y sin afectar el control de inventario. 

Además, durante esta fase es crucial etiquetar la mercancía con el sistema de identificación de la empresa y asignarle una ubicación en el almacén.

Cómo lograr una buena recepción de mercancías en el almacén

¿Cuáles son las medidas que se pueden implementar para mejorar la recepción de mercancías en el almacén? Tomar en consideración los siguientes consejos puede ayudar a llevar a cabo un proceso de entrada efectivo:

– Es fundamental adecuar la planificación de las entradas de mercancía a las características del diseño del almacén: 

Existe una relación bidireccional entre el layout del almacén y la planificación de operaciones, como la recepción de mercancías. Es decir, en la fase de diseño del almacén, es importante considerar la disposición de los muelles de carga, sus características en función del tipo de camiones y mercancía que transportan, y la cantidad de accesos necesarios, teniendo en cuenta posibles expansiones futuras. Asimismo, la gestión de las entradas y salidas de mercancía debe ser planificada considerando la infraestructura disponible.

– Considerar la automatización de tareas en la recepción de mercancías:

En ocasiones, la congestión de los puntos de acceso al almacén puede deberse a cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajo de la empresa, como un aumento en las ventas que incrementa gradualmente el nivel de actividad global en el almacén.

Antes de que se llegue a un punto crítico, es importante analizar los procesos, identificar áreas de mejora y encontrar soluciones para acelerarlos. En este sentido, la automatización de algunas tareas que implican la recepción de mercancías puede tener resultados positivos, especialmente cuando el almacén está adyacente al centro de producción y los movimientos de entrada de productos son repetitivos y fácilmente predecibles.

-Implementar protocolos que regulen todo el proceso de recepción de mercancías es fundamental para reducir incidencias.

Un sistema de gestión de almacén (WMS) es de gran ayuda para estandarizar y controlar las tareas. Con un WMS, se eliminan los registros en papel y se integra toda la información en un mismo lugar, lo que facilita su acceso y control.

El WMS permite realizar funciones de recepción de mercancías como prever el stock entrante, registrar la mercancía, etiquetarla y gestionar su ubicación para optimizar el espacio disponible. Además, ayuda a organizar tareas más complejas, como la gestión de recepciones ciegas, devoluciones y cross-docking.

En resumen, la formación de los operarios es esencial para una operación eficiente en el almacén, independientemente de las estrategias y fases de la recepción de mercancías que se implementen. Ya sea que se utilice un sistema de gestión de almacén o no, la habilidad de los trabajadores es una pieza fundamental para que todo encaje en la bodega de manera eficiente.

Si estás buscando mejorar tus procesos logísticos en el almacén, incluyendo la recepción de mercancías, no dudes en contactar con SGV. Uno de nuestros expertos analizará sus procesos en detalle y le propondrá soluciones personalizadas para sus problemas específicos.

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